El cambio de sistema de facturación electrónica es posible, pero debe realizarse de forma planificada y coordinada entre el proveedor saliente y el nuevo proveedor, a fin de evitar inconsistencias operativas o incumplimientos ante la DGI.
A continuación, se detallan los principales aspectos que deben contemplarse durante el proceso de migración:
1. Reportes diarios a DGI
Los reportes diarios son únicos por secuencia y no se acumulan en la DGI. Por este motivo, no pueden ser enviados simultáneamente por dos sistemas de facturación electrónica.
Previo a la migración, el sistema saliente debe:
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Dejar de enviar los reportes diarios.
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Verificar que todos los reportes ya emitidos hayan sido aceptados y procesados por la DGI.
Una vez cumplido lo anterior, el nuevo sistema asumirá esta responsabilidad.
Por lo cual, el contribuyente deberá fijar con su actual proveedor una fecha de cese del envio de los reportes diarios a DGI.
2. Recepción de eFacturas de terceros
Las eFacturas emitidas por otros proveedores electrónicos se envían a la casilla de correo declarada por la empresa ante la DGI.
En este punto existen dos alternativas:
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El sistema saliente deja de monitorear dicha casilla y el nuevo sistema comienza a hacerlo.
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Se modifica la dirección de correo declarada en DGI.
Debe tenerse en cuenta que los emisores electrónicos verifican estos cambios de forma periódica, por lo que durante un período de transición algunos emisores pueden continuar enviando comprobantes a la casilla anterior, mientras otros ya utilicen la nueva.
3. Migración y uso de CAE
Los CAE (Constancias de Autorización de Emisión) vigentes pueden migrarse de un sistema a otro, siempre que el nuevo sistema comience a utilizarlos desde el primer número no empleado por el sistema anterior.
Es fundamental que:
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El sistema saliente no emita más comprobantes, para evitar duplicación de numeración, lo cual no está permitido por la DGI.
Siempre que sea posible, se recomienda:
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Solicitar un nuevo conjunto de CAE para el nuevo sistema.
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Anular los números no utilizados de los CAE anteriores.
4. Migración de documentos y reportes históricos
La migración de documentos emitidos, recibidos y reportes diarios desde el sistema anterior al nuevo no es obligatoria, pero sí altamente recomendable para centralizar la información histórica.
BlueTech CFE permite importar estos documentos a partir de archivos en formato XML definido por la DGI
5. Resguardo legal de la documentación
Si la migración de documentos no fuera posible, el contribuyente debe asegurarse de conservar los archivos electrónicos correspondientes, en cumplimiento de lo establecido en el numeral 19.c de la Resolución 798/2012.
Este resguardo debe realizarse sobre:
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Archivos XML definidos por la DGI.
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Firmas electrónicas incluidas.
No se consideran suficientes las representaciones impresas.
6. Actualización de información en DGI
Es necesario actualizar en el sitio eFactura de la DGI la información correspondiente al sistema de facturación electrónica en uso, reflejando el cambio de proveedor.
7. Representaciones impresas
Las representaciones impresas de los comprobantes incluyen la dirección web donde se publican los documentos electrónicos. En algunos casos (por ejemplo, eTickets), esta publicación debe realizarse en sitios propios.
Dado que el cambio de proveedor suele implicar un cambio en dicha dirección, será necesario:
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Actualizar las representaciones impresas en caso de corresponder.
8. Accesos a servicios de DGI
Si el proveedor saliente contaba con acceso al sitio de servicios en línea o eFactura de la DGI mediante usuarios de la empresa, se recomienda:
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Modificar las contraseñas correspondientes, dejando constancia del fin del vínculo también a nivel de accesos.
9. Certificado digital
En la medida de lo posible, se recomienda utilizar un nuevo certificado digital con el nuevo sistema de facturación electrónica, de forma de diferenciar claramente los CFE firmados por cada sistema.
Esto implica:
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La revocación del certificado anterior.
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La imposibilidad de que el sistema saliente continúe firmando comprobantes.
10. Aceptaciones comerciales pendientes
Antes de finalizar la migración, se recomienda completar todas las aceptaciones o rechazos comerciales de los comprobantes recibidos en el sistema anterior.